TEMA 6. Investigación, catalogación y documentación aplicada al museo

Contenidos: El museo como centro de investigación. Sistemas de documentación y catalogación. Criterios internacionales para la documentación en museos. Movimiento de colecciones

Objetivos: El tema aborda la labor de estas instituciones como centros de documentación encargados de la catalogación e investigación de las colecciones que el centro custodia. Aunque existen modelos de catálogo e inventario no es posible obviar el modelo proporcionado por la Secretaría de Cultura del Ministerio de Educación de España, el programa Domus, un sistema informatizado de documentación y gestión museográfica que proporciona un modelo de actuación

Bibliograía recomendada:

• Alquézar Yáñez, E.M. "Domus, un sistema de documentación de museos informatizado"
• Gutiérrez Usillos (2012). "Las colecciones y su gestión", en Manual práctico de Museos 
• Lord y Lord: "La gestión de las colecciones", en Manual de gestión de museos 
• Nogales Basarrate, T. (2004). "La investigación en los Museos. Una actividad irrenunciable", en Museos.es, nº 0
• Zubiaur Carreño et al. (2004) "El museo como centro de investigación. La necesidadad de documentar las piezas en el Museo. Tendencias documentales actuales. Normalización y gestión integral de museos". En Curso de Museología, Trea.

------------------------------------------------------------------------------------------------------

El museo como centro de investigación. 

Sistemas de documentación y catalogación 

Cuando una pieza o conjunto de ellas entra en un Museo interesa conocer todas sus circunstancias, para lo cual ha de ponerse en marcha un protocolo destinado a resolver todos los interrogantes que la rodean. La documentación debe reflejar todo lo que le afecta: su origen, contexto, historia, etc. Ello supone la búsqueda y recopilación de la documentación existente, la revisión de esa información y el vertido de todo ello en el soporte apropiado, empleando para ello una sistemática que nos permita consignar, para más tarde recuperar, toda la información disponible. Todo lo que se relaciona con este campo museístico, deberá preverse y planificarse en el Programa de Colecciones del Plan Museológico.

La documentación atraviesa varias fases, resumibles en 3 operaciones básicas: 

• Registro de ingreso (altas y bajas de bienes museográficos y documentales)
• Inventario y Catalogación
• Control de movimientos

Dentro de cada una de estas actividades se pueden desglosar innumerables acciones dependiendo de las necesidades de documentación de cada objeto o conjunto (control de inventario y/o de movimientos y localización, seguros, gestión de derechos, préstamos, pérdidas y daños, etc, etc.)

EL REGISTRO

La primera acción consiste en el registro de ingreso, proceso por el cual las piezas se inscriben en un libro de registro (manual o informatizado), añadiendo a la entrada una descripción somera y asignándole un número de orden correlativo. Es deseable que este número coincida con el del inventario para no dar lugar a confusiones, de manera que sirva también para marcar físicamente el objeto de cara a su cómoda identificación.

Los objetos pueden ingresar por diferentes medios («forma de ingreso»), lo que habrá que consignar también en el libro de registro para conocer su situación legal dentro de la colección y las responsabilidades que el Museo tiene para con ellos: propiedad (adquisición por compra, donación, usucapión…) o custodia temporal (depósito y préstamo). En el libro de registro deben consignarse así mismo las bajas de los objetos (por devolución, cesión, incluso por destrucción accidental, etc.)

La operación de registro, como el resto de las relacionadas con la documentación, se efectúa siguiendo estándares internacionales aconsejados por el ICOM (a través de su comité internacional CIDOC o Comité Internacional para la Documentación u otras organizaciones). Para el registro se recomienda cubrir en el libro de registro, al menos, los siguientes campos:

• NÚMERO DE REGISTRO
• IDENTIFICACIÓN (nombre de objeto) Y DESCRIPCIÓN
• FECHA DE INGRESO
• PROCEDENCIA, PROPIETARIO
• ESTADO (de conservación)

INVENTARIO Y CATALOGACIÓN

La catalogación es el resultado de un estudio más profundo o investigación sobre la pieza, para descubrir sus valores patrimoniales. El trabajo de catalogación nunca se acaba, pues no es posible zanjar el conocimiento positivo que tenemos sobre los objetos museológicos. 

La primera fase de este trabajo comienza abriendo una ficha de inventario.

En esta ficha caben numerosos datos, desde los de tipo administrativo hasta los más específicamente catalográficos, es decir, resultado de la investigación efectuada por el conservador encargado de su estudio, preferentemente un experto.

En España el Ministerio de Cultura ha intentado homogeneizar las herramientas digitales para el inventario y catalogación de los fondos de todos los museos españoles creando un programa integral de gestión conocido como DOMUS, que hace posible el trabajo de catalogación de los centros que lo han incorporado y la recuperación de toda la información por parte del público general a través de la página web de la RED DIGITAL DE COLECCIONES DE MUSEOS DE ESPAÑA. (Conocida como CER.ES, Colecciones en Red. "Estos museos tienen en común el ser usuarios del Sistema Integrado de Documentación y Gestión Museográfica Domus, desarrollado por el Ministerio de Cultura y Deporte y utilizado actualmente por 195 museos").

La consulta de las fichas de inventario/catalográficas de esta página nos permite comprobar cómo, a partir de una aplicación complejísima, que permite consignar datos en infinidad de campos, quien se encarga de su cumplimentación selecciona sólo los campos pertinentes al objeto catalogado (un ejemplo).

Según el Manual de Museología de Francisca Hernández, el Libro de Registro refleja altas y bajas de las piezas, además de los datos imprescindibles para la identificación de los objetos; el Inventario, por su parte (según indicaciones del CIDOC-ICOM) debería contener al menos 9 atributos básicos, pudiendo ampliarse según necesidades: Nombre del museo o de la institución. - Número de registro. - Nombre del objeto. - Clasificación genérica. - Descripción. - Forma de ingreso. - Fuente de ingreso. - Fecha de ingreso. - Historia del objeto)

La inclusión de nuevos campos de carácter técnico-artístico o histórico, ya corresponde a la Catalogación, que sólo añade a la Ficha de Inventario más información y más precisa. 

Modelo posible de Ficha de Inventario

CONTROL DE MOVIMIENTOS

Conocer la localización exacta de todos los materiales del museo depende del seguimiento de todos los movimientos que se hayan efectuado fuera del lugar asignado desde su registro. Las reubicaciones de piezas son habituales por diferentes motivos: si están en el almacén, quizás se decida exponerlas en sala, o quizás necesiten una puesta a punto en el laboratorio de restauración, o tal vez se presten a otra institución para su estudio o exhibición. Todos estos movimientos deben estar debidamente registrados para que no se pierda su pista entre tantos miles de objetos como los que se manejan habitualmente en un museo.

Los movimientos de objetos tienen un lugar específico que puede añadirse a la ficha de inventario, acompañado de la documentación complementaria pertinente. 

BIBLIOGRAFÍA

Es muy abundante y variada, siendo también importantes las discrepancias en las definiciones y procedimientos estudiados.

Puede ser especialmente útil este extracto del manual de Luís ALONSO FERNÁNDEZ (1999) Museología y Museografía, especialmente para profundizar en los diferentes tipos de catalogación en los que aquí no nos hemos detenido (pp.167-170).

Otros títulos:

BELLIDO, MªL., FDEZ. MORENO, A.I., RUÍZ TORRES, D. (2016). «Aproximación al catálogo artístico digital en España conceptos, contexto y análisis preliminar», en Caracteres: estudios culturales y críticos de la esfera digital, vol 5º, nº2 (pp.168-195)

El registro de Museos en el siglo XXI. Icom CE digital. (2019), nº5

 

RICO NIETO, J.C. «Museos e Investigación. Deficiencias estructurales (condicionantes sociales y psicológicos)». Artículos y Conferencias 26. JCR 21 OFFICE Editions, 2017

 

Criterios internacionales para la documentación en museos 

[Extracto de L. NAGEL VEGA. "Estándares internacionales", en Manual de Registro y Documentación de Bienes Culturales, p.49 ss.; incluye desarrollo del tema.]

«El capítulo Estándares Internacionales hace referencia a una serie de herramientas de documentación –estándares– aplicables en el registro y documentación de colecciones. Estos estándares permiten, por una parte, normalizar el vocabulario y la metodología aplicados en la descripción y clasificación iconográfica de los objetos. Además se incluyen estándares para el diseño de estructuras de bases de datos y para el uso adecuado de terminología relativa a nombre de autores/creadores, nombres de lugares geográficos y la pauta básica para el registro de objetos. 

Primeramente se analizan los tesauros desarrollados y mantenidos por el Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales, se continúa con los estándares desarrollados por The Getty Research Institute, del J. Paul Getty Trust, algunos en conjunto con otras organizaciones culturales y museales. Se finaliza con el estándar para la clasificación iconográfica desarrollada y mantenida en Holanda.

• Tesauro de Arte & Arquitectura (TAA).

• Tesauro Regional Patrimonial (TRP).

• Categorías para la Descripción de Obras de Arte (Categories of Description of Works of Art). 

• Listado de Verificación para la Identificación de Objetos (Object ID).

• Listado de Nombres de Autores, Union List of Author Names (ULAN).

• Tesauro de Nombres Geográficos, Thesaurus of Geographical Names (TGN).

• Sistema de Clasificación Iconográfica; Iconographic Clasification System (Iconclass) [...]»

Movimiento de colecciones

BIBLIOGRAFÍA

Sección de la documentación especializada en el control de los objetos; cf. L. ALONSO FDEZ., en el extracto de la obra antes enlazado, pp. 162-5; también en el manual de USILLOS (2012), la sección «Gestión de préstamos» (pp. 69-70)