- Registro
de ingreso (altas y bajas de bienes museográficos y
documentales)
- Inventario y Catalogación
- Control
de movimientos
Dentro
de cada una de estas actividades se pueden desglosar innumerables acciones
dependiendo de las necesidades de documentación de cada objeto o conjunto
(control de inventario y/o de movimientos y localización, seguros, gestión de
derechos, préstamos, pérdidas y daños, etc, etc.)
EL
REGISTRO
La
primera acción consiste en el registro de ingreso, proceso por el cual las
piezas se inscriben en un libro de registro (manual o informatizado), añadiendo
a la entrada una descripción somera y asignándole un número de orden
correlativo. Es deseable que este número coincida con el del inventario para no dar lugar a confusiones, de manera que sirva también para marcar físicamente el objeto de cara a su cómoda identificación.
Los
objetos pueden ingresar por diferentes medios («forma de ingreso»), lo que habrá que consignar
también en el libro de registro para conocer su situación legal dentro de la
colección y las responsabilidades que el Museo tiene para con ellos: propiedad (adquisición
por compra, donación, usucapión…) o custodia temporal (depósito y préstamo). En
el libro de registro deben consignarse así mismo las bajas de los objetos (por
devolución, cesión, incluso por destrucción accidental, etc.)
La
operación de registro, como el resto de las relacionadas con la documentación,
se efectúa siguiendo estándares internacionales aconsejados por el ICOM (a
través de su comité internacional CIDOC o Comité Internacional para la
Documentación). Para el registro se recomienda cubrir en el libro de registro, al menos, los siguientes campos:
- NÚMERO
DE REGISTRO
- IDENTIFICACIÓN
(nombre de objeto) Y DESCRIPCIÓN
- FECHA
DE INGRESO
- PROCEDENCIA, PROPIETARIO
- ESTADO
(de conservación)
INVENTARIO Y CATALOGACIÓN
La catalogación es el resultado de un estudio más profundo o investigación sobre la pieza, para descubrir sus valores patrimoniales. El trabajo de catalogación nunca se acaba, pues no es posible zanjar el conocimiento positivo que tenemos sobre los objetos museológicos.
La primera fase de este trabajo comienza abriendo una ficha de inventario.
En esta ficha caben numerosos datos, desde
los de tipo administrativo hasta los más específicamente catalográficos, es
decir, resultado de la investigación efectuada por el conservador encargado de
su estudio, preferentemente un experto.
En España el Ministerio de Cultura ha
intentado homogeneizar las herramientas digitales para el inventario y
catalogación de los fondos de todos los museos españoles creando un programa
integral de gestión conocido como DOMUS, que hace posible el trabajo de catalogación
de los centros que lo han incorporado y la recuperación de toda la información
por parte del público general a través de la página web de la RED DIGITAL DE
COLECCIONES DE MUSEOS DE ESPAÑA. (Conocida como CER.es, Colecciones
en Red. «Estos museos tienen
en común el ser usuarios del Sistema Integrado de Documentación y Gestión
Museográfica Domus, desarrollado por el Ministerio de Cultura y Deporte y
utilizado actualmente por 195 museos»).
La consulta de las fichas de inventario/catalográficas
de esta página nos permite comprobar cómo, a partir de una aplicación
complejísima, que permite consignar datos en infinidad de campos, quien se encarga
de su cumplimentación selecciona sólo los campos pertinentes al objeto
catalogado.
Según el Manual de Museología de Francisca Hernández, el Libro de Registro refleja altas y bajas de las piezas, además de los datos imprescindibles para la identificación de los objetos; el Inventario, por su parte (según indicaciones del CIDOC-ICOM) debería contener al menos 9 atributos básicos, pudiendo ampliarse según necesidades: Nombre del museo o de la institución. - Número de registro. - Nombre del objeto. - Clasificación genérica. - Descripción. - Forma de ingreso. - Fuente de ingreso. - Fecha de ingreso. - Historia del objeto)
La inclusión de nuevos campos de carácter técnico-artístico o histórico, ya corresponde a la Catalogación, que sólo añade a la Ficha de Inventario más información y más precisa.
 |
Modelo posible de Ficha de Inventario
|
CONTROL DE MOVIMIENTOS Conocer la localización exacta de todos los materiales del museo depende del seguimiento de todos los movimientos que se hayan efectuado fuera del lugar asignado desde su registro. Las reubicaciones de piezas son habituales por diferentes motivos: si están en el almacén, quizás se decida exponerlas en sala, o quizás necesiten una puesta a punto en el laboratorio de restauración, o tal vez se presten a otra institución para su estudio o exhibición. Todos estos movimientos deben estar debidamente registrados para que no se pierda su pista entre tantos miles de objetos como los que se manejan habitualmente en un museo.
Los movimientos de objetos tienen un lugar específico que puede añadirse a la ficha de inventario, acompañado de la documentación complementaria pertinente.
BIBLIOGRAFÍA
Es muy abundante y variada, siendo también importantes las discrepancias en las definiciones y procedimientos estudiados.
Puede ser especialmente útil este extracto del manual de Luís ALONSO FERNÁNDEZ (1999) Museología y Museografía, especialmente para profundizar en los diferentes tipos de catalogación en los que aquí no nos hemos detenido (pp.167-170).
Otros títulos:
Criterios internacionales para la documentación en museos
[Extracto de L. NAGEL VEGA. «Estándares internacionales», en Manual de Registro y Documentación de Bienes Culturales, p.49 ss.; incluye desarrollo del tema.]
«El capítulo Estándares Internacionales hace referencia a una serie de herramientas de documentación –estándares– aplicables en el registro y documentación de colecciones. Estos estándares permiten, por una parte, normalizar el vocabulario y la metodología aplicados en la descripción y clasificación iconográfica de los objetos. Además se incluyen estándares para el diseño de estructuras de bases de datos y para el uso adecuado de terminología relativa a nombres de autores/creadores, nombres de lugares geográficos y la pauta básica para el registro de objetos.
Primero se analizan los tesauros desarrollados y mantenidos por el Centro de Documentación de Bienes Patrimoniales, se continúa con los estándares desarrollados por The Getty Research Institute, del J. Paul Getty Trust, algunos en conjunto con otras organizaciones culturales y museales. Se finaliza con el estándar para la clasificación iconográfica desarrollada y mantenida en Holanda.
• Tesauro de Arte & Arquitectura (TAA).
• Tesauro Regional Patrimonial (TRP).
• Categorías para la Descripción de Obras de Arte (Categories
of Description of Works of Art).
• Listado de Verificación para la
Identificación de Objetos (Object ID).
• Listado de Nombres de Autores, Union List of Author Names
(ULAN).
• Tesauro de Nombres Geográficos, Thesaurus of Geographical
Names (TGN).
• Sistema de Clasificación Iconográfica; Iconographic Clasification System (Iconclass) [...]»
Movimiento de colecciones
